Wat te doen met negatief loon?

Als een werkgever een werknemer per ongeluk te veel loon heeft uitbetaald en hij ontvangt dat terug, is er sprake van negatief loon. Ook bij de terugbetaling van een vergoeding is er sprake van negatief loon. Hoe wordt dit administratief verwerkt?

Wat te doen met negatief loon?

Een van de meest voorkomende situaties waarin een werkgever te maken krijgt met negatief loon is als een werknemer een bedrag terugbetaalt dat hij ten onrechte als loon heeft gekregen. Het kan zijn dat de werknemer zelf meldt dat hij te veel loon heeft ontvangen en dat bedrag binnen een redelijke termijn terugbetaalt. Als de werkgever nog geen aangifte heeft gedaan op het moment van terugbetaling, kan hij de onjuiste betaling als niet-gedaan beschouwen. Hij moet dan de gegevens in de loonstaat over het loon en de loonheffingen verbeteren. Als al wel aangifte is gedaan over het tijdvak waarin te veel loon is betaald, moet deze fout gecorrigeerd worden in de aangifte. Dit gaat als volgt.

  • Is de aangiftetermijn niet voorbij, dan doet de werkgever nog een nieuwe volledige aangifte loonheffingen of hij stuurt voor een specifiek deel van de aangifte vervangende of aanvullende gegevens in.
  • Is de aangiftetermijn wel voorbij, dan verzendt de werkgever een correctie bij een aangifte waarvan de aangiftetermijn nog niet voorbij is.

Terugbetaling in hetzelfde jaar
Merkt de werkgever zelf dat hij te veel loon heeft uitbetaald en vraagt hij in hetzelfde jaar het nettobedrag terug dat hij teveel heeft betaald, dan gaat hij als volgt te werk. Het brutobedrag dat hoort bij het nettobedrag dat hij terugvraagt is negatief loon in het tijdvak van terugbetaling. Dat loon en de bijhorende loonheffingen neemt hij op als negatieve bedragen in de loonstaat in het tijdvak van terugbetaling. Heeft de werknemer in dat tijdvak geen loon of een lager loon dan het negatieve loon, dan vult de werkgever voor deze werknemer in de aangifte loonheffingen over dat tijdvak bij het loon en alle loonheffingen negatieve bedragen in.

Na afloop van het jaar
Als de werkgever het bedrag pas terugvraagt na afloop van het jaar van betaling, is dit in het jaar van terugbetaling voor de werknemer negatief loon. De werkgever corrigeert de eerdere foute betaling niet in de loonstaat. Hij hoeft ook de aangifte niet te corrigeren. Hij kan ervoor kiezen over één of meer loontijdvakken het negatieve loon te verrekenen met het positieve loon. Let erop dat dit niet mag leiden tot een negatief bedrag. De werkgever berekent de loonheffingen over het saldo. Hij kan er ook voor kiezen het negatieve loon niet (helemaal) te verrekenen met positief loon. Het bedrag dat hij niet verrekent kan de werknemer als negatief loon aftrekken in zijn aangifte inkomstenbelasting. In dat geval maakt hij een negatieve jaaropgaaf. Bij de loonheffingen vult hij dan niets in.

Voorbeeld
Bij de terugbetaling/aflossing van een personeelslening is er geen sprake van negatief loon, omdat een lening niet tot het loon behoort. Het moet gaan om een als loon genoten bestanddeel. Een ander voorbeeld: een bedrijf heeft een regeling in het leven geroepen waarbij het te laat komen wordt bestraft met € 5 boete per keer. Een van de werknemers komt drie keer te laat in één maand. Op zijn loon wordt € 15 in mindering gebracht. Dit is wel negatief loon.

Betaalde heffingsrente
Onlangs oordeelde de Hoge Raad over een kwestie (LJN: BX9906) waarin een werkgever een naheffingsaanslag loonbelasting (inclusief heffingsrente) op een werknemer verhaalde. De werknemer betaalde het bedrag aan zijn werkgever terug en wilde de betaalde heffingsrente als negatief loon aftrekken. De rechter oordeelde dat de terugbetaling niets met de dienstbetrekking te maken had, maar dat de werknemer dit uit privéoverwegingen had gedaan. Er kon dan geen sprake zijn van negatief loon.

Terugbetaling vergoedingen
Soms is een terugbetaling van een vergoeding ook negatief loon. Of dat zo is hangt af van het oorspronkelijke karakter van de vergoeding. Als de werkgever de overgangsregeling toepast, is er sprake van negatief loon als hij de terugbetaalde vergoeding in het verleden heeft belast bij de werknemer. Als de werkgever de vergoeding in het verleden niet heeft belast bij de werknemer, is de terugbetaling geen negatief loon. Het kan ook gaan om de terugbetaling van een vergoeding waarover de werkgever eindheffing heeft betaald. In dat geval trekt hij deze terugbetaling af van het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen waarover hij als werkgever eindheffing betaalt.

Werkkostenregeling
Als de werkgever de terugbetaalde vergoeding in het verleden heeft belast bij de werknemer, is de terugbetaling negatief loon voor de werknemer als hij de werkkostenregeling toepast. Als de vergoeding in het verleden niet was belast bij de werknemer, is de terugbetaling geen negatief loon voor de werknemer als het gaat om een gericht vrijgestelde vergoeding of een vergoeding die de werkgever heeft ondergebracht in de vrije ruimte. Als de werknemer een vergoeding terugbetaalt waarover door de werkgever eindheffing is betaald, trekt de werkgever deze terugbetaling af van het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen waarover hij eindheffing betaalt. Als de terugbetaalde vergoeding is ondergebracht in de vrije ruimte, wordt de vrije ruimte hierdoor groter.

Advies
In de rechtspraak komt regelmatig de vraag aan de orde of er sprake is van negatief loon. De kwalificatie ‘negatief loon’ is aantrekkelijk, omdat er sprake is van een aftrek op het brutoloon. Ga hier voorzichtig mee om, want de fiscus kijkt geïnteresseerd mee. Onlangs oordeelde Rechtbank Haarlem (LJN: BZ5473) dat het door een ex-werknemer geleden verlies op aandelen in het kader van een participatieprogramma een vermogensverlies is in de privésfeer. Ook dit kon niet als negatief loon worden aangemerkt.