Wat houdt de gebruikelijkheidstoets in?

Enkele personeelsleden hebben aangegeven vaker met de fiets naar het werk te willen komen. De organisatie overweegt nu hen een elektrische fiets te verstrekken.

Wat houdt de gebruikelijkheidstoets in?

Vraag:
Is zo’n verstrekking toegestaan onder de werkkostenregeling of zijn er beperkingen?

Antwoord:
Onder de werkkostenregeling heeft de werkgever een grote beleidsvrijheid voor bestedingen van onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan zijn werknemers. Als alle vergoedingen en verstrekkingen die hij in een jaar aan zijn werknemers geeft binnen de vrije ruimte vallen, hoeft hij daarover geen loonbelasting te betalen.

Beperking
Er schuilt echter een addertje onder het gras. De vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever in zijn administratie opneemt als eindheffingsloon mogen door de zogenoemde gebruikelijkheidstoets namelijk niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Bij de gebruikelijkheidstoets toetst de werkgever aan de volgende criteria:

  • de soort en de waarde van de vergoedingen en verstrekkingen;
  • de hoogte van de vergoedingen en verstrekkingen;
  • de ontvanger(s) van de vergoedingen en verstrekkingen.

De bewijsplicht dat een vergoeding en/of verstrekking niet door de gebruikelijkheidstoets kan ligt overigens bij de Belastingdienst. Als een vergoeding en/of verstrekking als ongebruikelijk wordt aangemerkt, is het vervolgens aan de werkgever om aan te tonen dat deze toch gebruikelijk is.

Een voorbeeld
Een van de werknemers fietst elke werkdag van huis naar werk. De afstand is zo’n vijftien kilometer, vandaar dat de werkgever overweegt een elektrische fiets ter waarde van € 1000 te verstrekken. Deze verstrekking kan niet als ongebruikelijk worden gezien, dus kan de werkgever de elektrische fiets onbelast vergoeden door het in de vrije ruimte onder te brengen. Mocht de waarde van de fiets daarentegen ongebruikelijk hoog zijn, dan is het mogelijk dat de Belastingdienst om een toelichting vraagt.