Heeft een werkgever met werknemers een afspraak voor het verbod op het privégebruik van de bestelauto van de zaak, dan is het raadzaam de oude afspraak te vervangen door een nieuwe.
Werkgevers die willen vastleggen dat een werknemer niet privé mag rijden in een bestelauto van de werkgever moeten dit verbod schriftelijk vastleggen. Hiervoor heeft de Belastingdienst een voorbeeldafspraak ontwikkeld die gedownload kan worden. Onlangs publiceerde de Belastingdienst een nieuwe voorbeeldafspraak die de fiscus heeft gemaakt in overleg met werkgeversorganisaties VNO-NCW en EVO. Werkgevers die gebruik maken van de afspraak, hoeven onder voorwaarden niet bij te tellen voor privégebruik.
Voorwaarden
Er gelden de volgende voorwaarden:
- De werkgever legt het verbod vast in de schriftelijke afspraak en bewaart deze bij de loonadministratie.
- De werkgever ziet toe op de naleving van het verbod. Bovendien moet hij dit toezicht aannemelijk kunnen maken, bijvoorbeeld door waarnemingen vast te leggen en te bewaren bij de loonadministratie. Denk hierbij aan controle op kilometerstanden, verkeersboetes buiten werktijd, schademeldingen buiten werktijd, tankbonnen of meldingen van de leasemaatschappij.
- Bij overtreding van het verbod legt de werkgever een sanctie op, bijvoorbeeld een geldboete die in verhouding is met de loonheffingen over het privégebruik, verhaal op de werknemer van de nageheven loonheffingen of ontslag.
Aangifte
Bij een verbod op privégebruik van een bestelauto is de regeling voor privégebruik van de auto niet van toepassing. Een verbod op privégebruik van een bestelauto geeft de werkgever in de aangifte loonheffingen aan met code 1 (‘Afspraak via werkgever met Belastingdienst’).
Let op!
Als de werkgever de voorbeeldafspraak wijzigt, mag hij de gewijzigde afspraak voorleggen aan Belastingdienst/Landelijk Coördinatiecentrum Auto, Postbus 843, 7600 AV Almelo. Geef duidelijk aan waar de afspraak afwijkt van de voorbeeldafspraak. De Belastingdienst doet dan uitspraak of de schriftelijke vastlegging van het verbod (nog) voldoet.