‘Onze werknemers maken regelmatig kosten ten behoeve van de uitoefening van hun werkzaamheden. Wij vragen ons af of het mogelijk is deze op te nemen in een vaste kostenvergoeding?’
De hulpmiddelen die een werknemer aanschaft zodat hij zijn beroep redelijk kan uitvoeren zijn intermediaire kosten. Dat zijn uitgaven die de werknemer niet voor zichzelf doet, maar namens de werkgever en voor diens rekening. Een vergoeding van intermediaire kosten is hierom geen voordeel uit dienstbetrekking en dus geen loon voor de loonheffingen. Van loon kan wel sprake zijn als de werkgever de werknemer meer vergoedt dan het precieze bedrag van de gemaakte uitgaven.
Vaste vergoeding
Voor kosten van de werknemer bestaat een wettelijke mogelijkheid van een vaste vergoeding. Deze wettelijke mogelijkheid is er echter niet voor vergoedingen van intermediaire kosten. In de praktijk is echter gebleken dat werkgevers daar wel behoefte aan hebben en dus heeft de staatssecretaris van Financiën in een besluit een uitzondering gemaakt.
Het is mogelijk dat een vaste vergoeding van intermediaire kosten plaatsvindt alsof er sprake is van een vaste vergoeding van kosten van de werknemer. Om hiervan gebruik te mogen maken moet de werkgever het bedrag van de intermediaire kosten aannemelijk kunnen maken. Daarnaast is een aanvullende vergoeding alleen mogelijk als de werkgever aannemelijk kan maken in hoeverre de werkelijke uitgaven hoger zijn dan het desbetreffende bedrag van de vaste vergoeding.
Bovendien moet de werkgever de intermediaire kosten naar aard en veronderstelde omvang specificeren. Daarnaast moet de werkgever de vaste vergoeding naar het bedrag dat ziet op intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen en overige posten kunnen specificeren. Tot slot moet de werkgever ook de vergoeding onderbouwen met een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten.