Slimme afspraken maken met stagiairs

Veel bedrijven maken gebruik van stagiairs, omdat ze een frisse kijk hebben op zaken, op de hoogte zijn van de nieuwste ontwikkelingen en relatief goedkoop zijn. Dit laatste geldt echter alleen als het bedrijf duidelijke afspraken maakt met de stagiair en rekening houdt met de regels die gelden voor deze speciale groep.

Slimme afspraken maken met stagiairs

Voor veel leerlingen en studenten geldt dat zij in de praktijk moeten werken als onderdeel van hun opleiding. Zo moeten leerlingen van het derde en vierde jaar in het voorbereidend middelbaar beroepsonderwijs (vmbo) een paar dagen per week werken bij een leerbedrijf (leer-werktraject). Terwijl leerlingen van het voortgezet onderwijs een maatschappelijke (snuffel)stage moeten lopen. Een andere stagevorm is een paar dagen werken en de rest van de week naar school gaan. Dit geldt bijvoorbeeld voor de studenten van het mbo waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen beroepsopleidende leerweg (bol) en beroepsbegeleidende leerweg (bbl). Daarnaast is er nog een grote groep hbo-studenten die zowel een meewerk- als afstudeerstage moet lopen. Of sprake is van een dienstverband hangt echter niet af van het soort stage, maar van wat bij de totstandkoming van de stage is afgesproken en de manier waarop daaraan invulling wordt gegeven. Welke zaken zijn daarbij cruciaal?

Overeenkomst
De stagiair werkt in de meeste gevallen op basis van een stageovereenkomst. Hierin worden de rechten en plichten van beide partijen vastgelegd. Het stagebedrijf moet dus voorkomen dat de stageovereenkomst te veel op een arbeidsovereenkomst gaat lijken. Naast de overeenkomst kijkt de Belastingdienst ook of er sprake is van een verplichting om arbeid te verrichten onder toezicht van een ander die verplicht is loon te betalen voor de verrichte arbeid. Het is daarom belangrijk dat de werkzaamheden van de stagiair vooral zien op het uitbreiden van eigen kennis en het opdoen van ervaring in het kader van de opleiding. Een ander aandachtspunt is de beloning. Als de stagiair een geldbedrag krijgt voor elk uur dat hij stage loopt, kan dit duiden op een echte dienstbetrekking. Betaalt het stagebedrijf een stagevergoeding, dan kan er sprake zijn van een fictieve dienstbetrekking. Van een dienstbetrekking is in elk geval geen sprake als de stagiair alleen een vergoeding krijgt voor vervoerskosten.

Fiscale gevolgen
Als de Belastingdienst de stage beschouwt als een dienstbetrekking, zijn de gewone regels voor de loonheffingen en de premies werknemersverzekeringen van toepassing. Dit betekent dat het stagebedrijf premies werknemersverzekeringen moet inhouden en de werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (Zvw) moet betalen. In het geval van een fictieve dienstbetrekking is het stagebedrijf alleen loonbelasting/premie volksverzekeringen en de werkgeversheffing Zvw verschuldigd.

Tip
Inhouding en afdracht van loonheffingen is niet nodig als de stagiair de stagevergoeding niet zelf krijgt. Denk hierbij aan de situatie waarbij het bedrijf de stagevergoeding (geen kostenvergoeding) direct overmaakt aan de school of stagefonds.

Sociale verzekeringen
De stagiair die in een echte dienstbetrekking is, is verzekerd voor alle werknemersverzekeringen. Bij een fictieve dienstbetrekking is de stagiair alleen verzekerd voor de Wet Wajong en voor de Ziektewet. De loondoorbetalingsverplichting geldt overigens niet voor stagiairs. Het stagebedrijf hoeft dus niet zoals bij het eigen personeel gedurende twee jaar lang loon door te betalen als de stagiaire door ziekte niet kan werken.

Afdrachtvermindering
Dat stagiairs goedkope arbeidskrachten zijn komt ook voort uit het feit dat stagebedrijven de mogelijkheid hebben om voor deze groep minder loonbelasting en premies volksverzekeringen af te dragen. Aan het gebruik van de afdrachtvermindering onderwijs zijn wel voorwaarden verbonden.

De afdrachtvermindering onderwijs geldt in elk geval voor:

  • de student vmbo-b die een leerwerktraject volgt (maximaal € 2728);
  • de mbo-student die stage loopt in het kader van een bol op mbo-niveau 1 of 2 (maximaal € 1297);
  • de derde- en vierdejaars mbo-student die stage loopt vanuit een bbl (maximaal € 2700).

Let op!
Profiteer nu nog van de afdrachtvermindering. De afdrachtvermindering onderwijs zoals we die nu kennen verdwijnt waarschijnlijk per 1 januari 2014. Er komt een subsidieregeling voor in de plaats die het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen zal uitvoeren.

Overige verplichtingen
De werkgever is verantwoordelijk voor de veiligheid en gezondheid van iedereen die in het bedrijf werkt, dus vaste werknemers, uitzendkrachten, vrijwilligers én stagiairs. Voor de Arbowet en Arbeidstijdenwet is dus ook de stagiair een werknemer. Het doet er niet toe of de stagiair wel of niet in dienst is bij het bedrijf. Voor de stagiair gelden dezelfde regels als voor de gewone werknemer. Stagiairs vragen in dit kader vaak juist om meer aandacht, omdat ze weinig ervaring hebben en dus extra risico’s met zich brengen. Daarom moet het stagebedrijf bij het afsluiten van de stageovereenkomst de school tijdig de risico-inventarisatie en -evaluatie verstrekken, zodat de school de stagiair van tevoren kan inlichten over de mogelijke risico’s van het werk.

Advies
Stagiairs kunnen een aanwinst zijn voor een bedrijf en ze zijn ook nog relatief goedkoop. Zo kan het stagebedrijf door de afdrachtvermindering de loonkosten van de stagiairs verlagen. Het binnenhalen van een stagiaire brengt echter ook risico’s met zich. De Belastingdienst kan namelijk op basis van de feiten en omstandigheden stellen dat er sprake is van een dienstverband, met alle gevolgen van dien. Doordat stagiairs weinig werkervaring hebben en jong zijn, lopen bedrijven ook het risico dat de stagiair schade of letsel ondervindt of veroorzaakt bij het verrichten van de werkzaamheden. Het stagebedrijf is hiervoor aansprakelijk. Het is daarom raadzaam hiervoor een goede verzekering af te sluiten.